更新時間：2025-05-17 11:10:58
系統軟件開發
323采購管理，也稱為采購到結算流程，涉及評估、選擇和創建正式合同協議，以及管理公司持續的供應商關系。
采購是一項復雜的職能，涉及許多相互關聯的活動。采購管理流程包括商品和服務的交易性采購，還與應付賬款集成，幫助企業處理供應商發票并通過提供支持文檔完成從來源到結算的工作。
推來客采購管理系統
Whitecode Procurement 現代化采購業務流程，使您能夠在整個采購到結算周期中主動管理供應商關系和相關活動。利用這一全面、集成、基于云的解決方案轉變您的采購組織，該解決方案可在整個組織內提供快速、合規的采購服務。
利用嵌入式分析、社交協作和移動設備等數字功能可以幫助您降低供應商風險、更高效地完成采購、控制支出并提高組織盈利能力。
在日益復雜和動態的市場中，企業需要靈活的工具來改進采購流程。越來越多的戰略采購組織正在采用基于云的集成應用程序套件，將供應商管理、采購、合同管理、主動風險管理與交易性采購到付款功能結合起來。
借助全面的采購解決方案，企業可以利用關鍵信息為決策提供信息，同時主動管理整個采購到結算周期中正在進行的活動。云集成采購管理解決方案包括以下要素。
推來客采購管理系統功能
1. 供應商管理
戰略采購的第一步是談判前的供應商資格審查，即收集、評估和監控供應商數據，以確保供應商符合公司政策要求。借助采購管理軟件，您可以通過內部和外部調查以及自助分析來收集關鍵的供應商資格信息。通過評估供應商資質、風險因素、政策合規情況，選擇優秀供應商。
借助基于云的解決方案，采購團隊可以主動管理供應商關系。嵌入式社交消息使采購團隊能夠更有效地協作并確保設計和創建談判文檔時的一致性。團隊還會收到可能影響供應商管理、供應商能力或風險因素的新信息的警報。供應商和采購團隊可以實時了解交易以及當前和即將進行的采購活動。
2. 采購
定義需求以及手動匯總和比較來自不同供應商的投標可能非常耗時、容易出錯，甚至會延誤重要的采購任務。
智能文檔、談判和供應商選擇流程利用談判最佳實踐來提高盈利能力。通過其嵌入式社交協作，各方可以共同創建更高效的談判文件。借助回報分析工具，公司可以根據獨特的業務需求和相關的預定義因素（例如價格、質量和價值）快速評估供應商出價。
3、合同管理
高效的合同管理至關重要。但手工流程耗時較長，無法滿足企業的需求。借助現代采購管理系統，企業可以利用預先批準的條款庫、標準化模板和嵌入式社交協作功能，通過指導編寫來簡化合同創建。
標準化和自動化您的合同管理流程，幫助您快速創建高質量合同。您可以控制成本，同時全面了解合同，利用分析來識別擬議合同和定義標準之間的語言偏差，并通過可審核的工作流程強制執行文檔審批。此外，安全、可搜索的合同存儲庫具有完整的跟蹤和審核歷史記錄，使用戶能夠快速找到所需的信息。自動續約管理將提前通知采購團隊即將簽訂的合同，使他們能夠主動采取必要的措施并避免潛在的風險。
4. 申請
在采購到付款周期中，如果采購沒有得到適當監管，談判節省的費用將無法實現。作為回應，現代采購管理軟件有效地執行業務政策，以確保通過控制和批準實現擬議的節約。
為了減少合同外費用，企業需要為員工提供與消費者一樣的自助購買體驗，讓員工無需任何培訓，就能通過人性化的體驗輕松快速地瀏覽和購買產品或服務。強大的搜索功能、智能表單、購物清單和個性化的購買體驗還確保在供應商目錄和可配置的審批工作流程中自動執行協商定價和條款，以控制支出并降低成本。
5、采購
通過自動化日常采購到付款交易（例如創建采購訂單），您可以騰出時間去尋找新的節省成本的機會。借助基于云的采購管理系統，您可以實施商定定價并確保合規性，同時簡化流程。您可以在無需人工干預的情況下根據請購單創建采購訂單，讓采購團隊深入了解采購例外情況、狀態和所需的操作，并使用嵌入式社交工具與供應商進行溝通。
6、應付賬款
處理供應商發票是一項容易出錯且耗時的手動任務，而全面的從源頭到結算的解決方案可以簡化并自動化這一關鍵功能。在集成采購中，您可以利用提前付款折扣并降低勞動力成本。它包括一個強大的支付管理系統，可以通過光學掃描、機器學習和自動采購訂單匹配功能以電子方式傳輸供應商發票，從而加快處理速度。采購團隊可以通過全自動的行級發票驗證來加快處理速度，通過警報和社交協作來管理異常情況，從而實現文檔共享，并快速解決問題。改善供應商管理、管理成本并強制合規
如今，企業正在投資采購管理解決方案，以簡化和自動化從采購到結算的流程。采購管理軟件通過確保采購協議帶來更高的成本節省，在管理成本方面發揮著重要作用。執行采購政策的應用程序可以通過將采購路由給經過認證的供應商來幫助企業管理費用。從源頭到結算的解決方案還通過高效的供應商和合同管理、簡化內部流程并降低風險來提高采購效率。
當采購流程優化和自動化時，采購管理系統可以為您提供以下優勢：
推來客采購管理系統優勢
1.降低成本
節約成本從采購開始。在此過程中，企業需要識別和評估潛在的供應商，并與他們談判購買產品和服務，從而確保企業獲得有競爭力的價格和高價值。對于大多數企業來說，談判是通過招標流程進行的，通常由多個供應商共同投標相關業務。企業不能僅僅追求節省成本，但成本節省是首要指標。一旦選擇供應商并簽署合同，該供應商就成為特定產品或服務的批準供應商。通過實施合規支出，企業可以顯著降低成本并提高盈利能力。
2.加強支出干預
許多組織仍在與正式流程和政策之外的不合規采購作斗爭，包括供應商未按合同提供有競爭力的價格。這種情況通常被稱為“不合規采購”或合同外支出。采購管理解決方案旨在通過強制從批準的供應商處進行合規采購來控制合同外支出。
采購制度可以采用激勵和威懾兩種方式，對合規采購實施多層次管理。首先，該系統提供了消費者式的采購體驗，讓員工可以輕松找到所需的信息，并且只能通過授權供應商進行采購。產品或服務將通過用戶友好的購買界面展示。這些系統還使用可配置的支出管理政策、規則和控制（包括工作流程和行政審批）確保采購合規性并提高成本節約。
3. 提高效率并實現采購流程自動化
繁瑣的手動流程不利于采購團隊的戰略價值。低效的采購流程會導致文件丟失、費用失控以及錯失折扣機會。
采購管理解決方案可標準化、簡化和自動化典型的手動、紙質流程，并減少完成這些流程所需的勞動力。企業可以快速創建高質量的合同并最大化協議的價值。該解決方案提高了整個采購管理流程中供應商資格審查、談判、合同簽署和采購活動監控的效率。這還加快了請購單的批準以及供應商發票的處理和支付，從而釋放寶貴的資源用于更具戰略性的目的，例如管理供應商、談判更好的價格以及研究新的供應性活動來源。
4. 改善供應商管理
供應商是企業的重要業務合作伙伴，負責提供企業所需的產品或服務。因此，辨別潛在供應商是否適合作為業務合作伙伴尤為重要。采購管理軟件簡化了評估關鍵因素的過程，例如財務可行性、對公司行為準則的遵守情況以及使其成為業務合作伙伴的其他因素。
一旦供應商獲得資格，系統還能夠管理持續的供應商關系，例如在供應商資格到期時提醒采購專家。每當收到可能對供應商的資格、能力和風險狀況產生不利影響的新信息時，用戶也會收到通知。
4. 標準化和簡化合同生命周期
采購合同是采購過程的最后一個環節。采購合同正式確定了公司與其供應商之間的業務關系、責任、定價，并定義了爭議處理條款。現代采購管理系統使您能夠控制合同管理流程，以了解協議、縮短周期時間并管理合規性。
借助預定義的語言、模板和工作流程，企業可以縮短合同開發周期并降低風險。在談判過程中，合同審查人員可以通過合同提出的偏離標準語言的結果來判斷風險，做出相應的必要修改，并在談判結束前獲得所需的批準。合同執行后，系統以電子方式存儲和檢索合同。經理會收到合同到期等事件的警報，以便及時采取行動并減少延誤。
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